Windream Exchange, Microsoft Exchange Sunucusu’nda bulunan e-posta iletilerinin Windream doküman yönetim sistemi içerisine dahil edilmesini sağlayan sunucu tabanlı bir çözümdür. Uygulama Exchange Sunucusu’ndaki tüm e-postaları windream doküman yönetim sistemine iletmekte ve burada kaydetmektedir. Böylelikle tüm iletiler bir merkezde toplanmış olur ve istenildiği zaman hızlıca görüntülenebilir.
Günümüzde şirket içi ve dışı bilgi paylaşımında gelişmiş e-posta uygulamaları kullanılmaktadır. Bu uygulamalar bilginin geleneksel posya yönetiminden daha hızlı bir biçimde ulaştırılmasını değil, aynı zamanda birden çok noktaya hızlı bir şekilde dağıtımını da sağlamaktadır. Son yıllarda, iletileri yazı, resim, ses veya görüntü olarak gönderebilmek, iletişim dünyasında yeni bir dönem başlatmıştır.
Bu kadar yoğun kullanılan iletişim sistemleri, beraberinde düzenli bir bilgi yönetimi zorunluluğunu da getirmiştir. Artık, birbirlerinden bağımsız uygulamalar yerine, merkezi e-posta sistemleri kullanılmaktadır. Böylelikle, iletiler kullanıcıların bilgisayarlarında değil, merkezi olarak denetlenebilen sunucularda saklanmaktadır. Fakat kişinin e-posta kutusuna herhangi bir sebep ile erişilemediğinde veya sunucu tarafında bir sorun meydana geldiğinde, bilgiye erişim sağlanamamakta, bu da tüm iş akışlarının durmasına sebep olmaktadır.
Bilgi kaypılarını engellemek için e-postaların düzenlenmesi, yönetilmesi ve arşivlenmesi gerekmektedir. Windream exchange bu gereksinimler göz önünde tutularak tasarlanmıştır.
Kısayollar : Windream Exchange e-postaları doküman yönetim sistemine aktardıktan sonra, her aktarılan e-postanın yerine, doküman yönetim sistemi içerisindeki konum bilgisini içeren bir kısayol bırakır. Böylelikle, kullanıcı Outlook’da bu kısayollara çift tıklatarak, standart bir e-postaya erişmekten farksız olarak, windream doküman yönetim sistemi içerisinde yer alan iletiye erişebilir.
Erişim : Tüm iletiler hem Windream içerisinden hem de Outlook içerisinden görüntülenebilir ve yönetilebilir. İletiler sadece Windream doküman yönetim sistemi içerisinde saklanır. Outlook’da ise sadece kısayollar vardır. Böylelikle disk alanında bir israf söz konusu değildir. İndeksleme, düzenleme, arşivleme, silme gibi diğer doküman tiplerinde geçerli olan tüm fonksiyonlar iletiler üzerinde de uygulanabilir. Versiyonlama, geçmiş, yetkiler, yaşam döngüsü, ve tam metin gibi yönetimsel fonksiyonlar da iletiler üzerinde çalıştırılabilir.
Kopya : Doküman yönetim sistemi içerisine aktarılan iletinin yerine Outlook’da bir kısayol oluşturulmasının yanı sıra, aktarım sırasında orijinal iletinin bir kopyasının sunucuda bırakılması veya silinmesi seçenekleri de mevcuttur.
E-Posta Ekleri: Windream Exchange iletiler içerisindeki eklerin aktarımını da desteklemektedir. Outlook’da veya Windream’de herhangi bir ileti açıldığında, ilgili ekler de görüntülenebilir.
Görsellik: Kullanıcılar, hangi iletilerin windream doküman yönetim sistemine aktarıldığını, kolayca anlayabilirler. Outlook klasörlerinde liste görünümünde, tüm e-postaların sol kısmında yer alan küçük mektup simgesi, eğer bu iletiler windream doküman yöentim sistemine aktarılmışsa, windream simgeleri ile değiştirilmektedir. Böylelikle kullanıcılar kolaylıkla hangi iletilerin aktarılıp hangilerinin aktarılmadığını görebilmektedirler.
Kurallar : Windream Exchange, e-posta klasörleri veya Exchange sunucusu üzerindeki kaynak dizinlerin, Windream sunucusu üzerindeki klasörler ile eşleştirilmesine izin verir. Böylelikle belli dizinlerde bulunan e-postalar, önceden tanımlanmış windream dizinlerine aktarılır. Bu eşleştirme Message Archiver adlı arabirim ile gerçekleştirilir. önce Exchange sunucusundaki kaynak dizin seçilir, daha sonra ise windrem sunucusundaki hedef dizin seçilir. Aktarımlar manuel veya belirlenmiş kurallar ile otomatik olarak gerçekleştirilir.
Manuel veya otomatik
İletilerin windream’e aktarımı otomatik veya manuel olarak gerçekleştirilebilir.
Manuel : Manuel aktarım sırasında, Outlook’da aktarılmak istenilen iletiler seçilir, Message Archiver menüsünden veya seçili iletilere sağ tıklatıldığında açılan menüden aktarım komutu seçilerek başlatılır.
Otomatik : Otomatik aktarım, önceden belirlenmiş kurallar ile sağlanır.
Diğer özellikler
Windream Exchange bir çok gelişmiş yönetimsel fonksiyona sahiptir.
Yetkiler : Windream Exchange, windream ile entegre yetki yönetimi kullanmaktadır. Klasör veya ileti bazında yetkiler tanımlanabilmektedir. Böylelikle gelişmiş güvenlik sağlanmaktadır.
Yaşam Döngüsü : Windream ile entegre yaşam döngüsü yönetim fonksiyonları ile, bir iletinin ne zamana kadar doküman yönetim sistemi içerisinde kalacağı, ne zaman arşive aktarılacağı ve ne zaman tamamen silinmesi gerektiği, önceden belirlenebilmektedir.
Tam Metin: Tam metin özelliği ile, iletiler ve ekleri sistem içerisine aktarılırken tam metin içerikleri de veritabanına aktarılmakta, böylelikle bu iletilerin aranması sırasında sorgulama kriteri olarak sadece indeks bilgileri değil, içeriklerinde bulunan kelimeler veya cümlelerden kesitler de kullanılabilmektedir.
Web tabanlı erişim: Opsiyonel bir uygulama olan Windream Web Portal ile tüm iletilere web üzerinden erişmek te mümkündür.
Performans
Windream Exchange, Exchange iletilerinin Windream doküman yönetim ve arşiv sistemine aktarımı ve yönetimini sağlayan, sunucu tabanlı bir çözümdür.
Genel özellikler :
- Tüm iletilerin Windream içerisinde merkezi olarak saklanması ile Exchange sunucusunun
- Tüm iletilerin sadece Windream’de saklanması ile disk alanı israfı oluşmaz
- Tüm iletilere hem Windream hem Outlook ile erişim
- Manuel veya otomatik aktarım seçenekleri
- Otomatik saklama ile Exchange sunucusu çalışmadığı zamanlarda dahi bilgiye sürekli erişim
- Explorer görünümüne sahip, kolay yönetilebilen Message Archive uygulaması
- E-postaların Windream’e aktarımı
- Outlook’da kısayol oluşturma
- Opsiyonlar : E-postaları kısayol oluşturmadan taşıma veya kısayol yerine iletinin bir kopyasını bırakma
- Tüm e-postalar windream’de veya Outlook’da düzenlenebilir
- Her e-posta öğesine ayrı erişim (başlık, metin, gif dosyaları, html içeriği)
- İleti içeriğinin ve özelliklerinin Windream’den düzenlenebilmesi
- E-postaların Windream’den aranabilmesi
- Arşivlenen e-postaların görsel olarak ta işaretlenmesi
- İleti seviyesinde yetki belirleyebilme
- Opsiyonel Web Portal modülü ile internet tabanlı yönetim
- Kullanıcı adı ve parola ile giriş
- Explorer benzeri ağaç yapısı ile kaynak exchange klasörlerini ve hedef windream klasörlerinin eşleştirilmesi
- Otomatik veya manuel aktarım seçenekleri
- Kural tabanlı yapılandırma