DLC Teknoloji müşterilerine anahtar teslim doküman yönetim çözümleri sağlamaktadır. çözümlerimiz tarama ve belge işlem uygulamaları, arşiv ve doküman yönetim sistemleri, depolama üniteleri ve iş akış yazılımlarını kapsamakta, ve bir kurumun tüm doküman yönetim ihtiyacını karşılamaktadır.
Doküman Yönetim Sistemi Nedir?
Doküman yönetim sistemi (DYS), kağıt dokümanların taranarak dijitalleştirilmesi ile elde edilen imajlarının, ve elektronik dokümanların saklanmasını ve yönetilmesini sağlayan yazılımlara verilen genel isimdir. Doküman yönetim sistemi yazılımlarını kullanarak, kurumlar tüm belgelerini tek bir merkezi alanda toplarlar ve belirledikleri yetki kuralları çerçevesinde paylaşabilirler.İdeal doküman yönetim sistemleri, dokümanların sadece saklanmasını ve paylaşımını değil, check-in/checkout, versiyon kontrolü ve audit bileşenleri ile, dokümanların oluşum süreçlerini de yönetirler. Doküman yönetim sistemleri, bu bahsettiğimiz temel fonksiyonların yanı sıra, iş akış özellikleri de sağlayarak veya diğer iş akış sistemleri ile entegre olarak dokümanların kurum içerisinde dağıtılmasında da önemli rol oynarlar.
Neden Doküman Yönetimi?
Yapılan araştırmalar, çalışanların zamanının ciddi bir kısmını evrak arayarak geçirdiğini ortaya koymuştur. Arama, düzenleme, benzer evrakları tekrar oluşturma, ciddi bir iş gücü maliyeti getirmektedir. Doküman yönetim sistemleri, bu süreyi minimuma indirirek hem iş gücü kaybını engellemekte, hem de hızlı ve kaliteli hizmet olanağı sağlamaktadır.
Faydaları
- İş gücü kaybını engelleme - Doküman arama, düzenleme ile oluşan iş gücü kaybını ortadan kaldırır
- Verimli çalışma - Kurum içerisinde belge ve bilgi paylaşımını arttırarak, verimli çalışma ortamı sağlar
- Her yerden erişim - Dokümanlarınıza internet, intranet üzerinden erişim sağlar
- Gizlilik - Dokümanlarınıza kimin ne yetkilerle erişeceğini kontrol edersiniz
- Fiziksel alan tasarrufu - Dokümanlarınızı saklamak için kullandığınız fiziksel alanlardan kurtulursunuz
- Yasal Zorunluluklar - Şu anda mevcut olan ve gelecek yasal zorunluluklara uyum sağlamış olursunuz
- Güvenlik - Olabilecek deprem, yangın vb. kazalardan şirketinizin bilgi ve belgelerini korumuş olursunuz
- Çalışma Kolaylığı - Tek bir merkezden hem kağıt hem elektronik belgelerinizi yönetirsiniz. Bilgi karmaşasına son verirsiniz.
