Günümüzde e-posta kullanımı artık yaygınlaşmış olsa da, faks, kurumların vazgeçilmez iletişim araçlarından birisi olmayı sürdürmektedir. Faks yönetimi, tüm faks işlemlerinin elektronik ortamda yönetilmesine imkan veren bir teknolojidir. Faks yönetim sistemleri, faks gönderim ve alım işlemlerini basitleştirdiği gibi, aynı zamanda kurumlara ciddi bir tasarruf imkanı sağlar. Ayrıca, dokümanlarını dijital ortamda yönetmek isteyen kurumlar için, faks yönetim sistemleri önemli bir gerekliliktir.Faks Yönetimi Nedir?
Kurumsal faks yönetimi, bilgisayardan faks cihazına, faks cihazından bilgisayara gelen ve giden faksların elektronik ortamda yönetilmesini ayrıca kurum içi kullanılan uygulamalarla entegrasyonun sağlanması işlemlerini kapsar. Faks otomasyonu, kurumlarda elektronik iletişim altyapısını oluşturan network (ağ) ve e-posta sistemleri üzerinde çalışan yazılımlar aracılığı ile yapılmaktadır. Bu tip yazılımlar, faks sunucusu (Fax Server) olarak da isimlendirilirler.
Geleneksel Faks Sistemlerinden Farkı Nedir?
Geleneksel faks uygulamalarında en büyük sorun, belki de, kağıt ve diğer sarf malzemelerine yapılan harcamalardır. Dijital ortamda saklanan belgelerin bile, sıradan faks cihazlarıyla gönderilebilmeleri için, kağıt kopyalarının alınması gerekmektedir. Faks yönetim sistemleri ise, tüm faks trafiğini bilgisayar ortamına taşıyarak, gereksiz kağıt sarfiyatını tamamen ortadan kaldırmaktadır.
Geleneksel faks cihazlarının bir başka önemli dezavantajı ise, erişilebilirlik konusundadır. Ofislerde, tek bir faks cihazının başında toplanmış sıra bekleyen insanların görüntüsü, sıkıcı bir çalışma hayatının simgesi olarak kullanılır hale gelmiştir. E-posta göndermenin rahatlığıyla tanışmış bir insan, üretken biçimde değerlendirebileceği saatleri, faks sırası bekleyerek ve aynı faksı, farklı alıcılara, defalarca göndermeye çalışarak harcamak istemeyecektir. Faks yönetim sistemleri, bu noktada da devreye girmekte ve çalışanlara, bilgisayarlarının başından kalkmadan, e-posta gönderme rahatlığıyla faks gönderme imkanı sağlamaktadır. Buna ilaveten, gelen faksların, kullanıcılara otomatik dağıtımı da faks yönetim sistemlerinin sorumluluğundadır. Bu sayede, zaman ve emek israfının önüne geçildiği gibi, gizlilik taşıyan faksların da, sadece doğru kişiye ulaşması sağlanır.
Faks yönetim sistemlerinin getirdiği ekstra bir avantaj ise, gelen ve giden faks belgelerinin otomatik ve dijital olarak arşivlenmesi seçeneğidir. Faks belgelerinin arşivlenmesi ve gerektiğinde tekrar elde edilmesi, artık tozlu raflardaki kağıt dağlarının arasında çalışanların değil, doküman yönetim sistemlerinin işi haline gelmiştir.
Günümüzde, kurumsal faks yönetim sistemleri, bir mesajlaşma sunucu sistemi (MS Exchange, Lotus Domino Server, vb.) ile entegre çalışmaktadır. Mesaj yönlendirilmesi bu sistemler tarafından yapılırken bu sistemlerin kullanıcı programlarının (Outlook, Lotus Notes, vb.) kullanılması ile kullanıcılar tek bir programdan hem e-postalarını hem fakslarını takip edebilmektedirler.
